Любое мероприятие имеет форму и содержание. И, конечно же, любое мероприятиеимеет название. Если составить перечень мероприятий, которые проводятся сегодня, то получится список, насчитывающий несколько сотен пунктов. Но при внимательном изучении этого списка можно обнаружить, что, при всем разнообразии названий, в основе большинства мероприятий лежат одни и те же формы. В различных по форме мероприятиях нередко заключено одно и то же содержание. Например, «аукцион исторических знаний» и «аукцион географических знаний» - это одна и та же форма, наполненная различным содержанием. А «экологический эрудит» и «экологический десант» - две совершенно разные формы, имеющие сходное содержание.

Ведь для успешного проведения мероприятий нужно лишь знать существующие формы и уметь наполнить эти формы каждый раз нужным содержанием;

Все мероприятия организуются по одной технологии, по одному алгоритму (определенная последовательность действий), который изменяется в зависимости от формы мероприятия.

Этапы организации мероприятия.

1. Предварительная работа организатора.

Предварительная работа начинается со сбора информации, необходимой для планирования в дальнейшем. Это выяснение финансовых вопросов, организационных, формирование организационной группы, подготовка необходимых документов.

2. Коллективное планирование.

Пишется план подготовки мероприятия. В него входит распределение обязанностей в коллективе. Невозможно сделать хорошее мероприятие в одиночку. Грамотное распределение обязанностей поможет не только организаторам в проведении мероприятия, но и даст возможность проработать более тщательно все направления деятельности.

3. Коллективная подготовка.

Проработка по направлениям включает анализ всех возможных надобностей и рисков. Важно учитывать все обстоятельства организации своего направления. Важно так же согласовывать свои действия с другими направлениями, для того чтобы учитывать все изменения, которые могут произойти в процессе работы.

4. Проведение мероприятия.

Для проведения мероприятия нужно набирать столько людей, сколько потребуется. Не стоит «экономить» на ответственных за световое оформление, на людях умеющих грамотно работать с проектором, на работниках сцены, дежурных в зале и на многих прочих людях, которые помогут вам сделать мероприятие на высшую оценку.

5. Подведение итогов (анализ дела).

Этот пункт необходим не только для руководителя мероприятия, но и для всех участников. Подведение итогов можно проводить в различных формах. Например, это может быть дискуссия или анкетирование. Форма анализа мероприятия выбирается руководителем на его усмотрение, и в зависимости от того, какие результаты ему нужно получить. Так, например, при анкетировании можно выяснить те вопросы, на которые открыто ответить смогут не все участники. Так же можно комбинировать различные формы, для получения более полной информации о прошедшем мероприятии.

Вот список стандартных вопросов, которые можно включить в анкетирование.

 что понравилось?

 что получилось особенно хорошо?

 что можно было сделать лучше?

 что предусмотреть в следующий раз?

 что не удалось осуществить и почему?

 что предлагаем на будущее?

Формы мероприятий

Костромская педагогическая школа предлагает в качестве основания для типологии способы передвижения участников. В этом случае выделяются три основных типа форм:статичные, статично-динамичные, динамико-статичные . Примерами статичных форм (представлений) являются линейка, митинг, КВН, концерт, спектакль, лекция, фронтальная беседа (в том числе совещание, планерка, собрание коллектива), просмотр кино-, видео-, телефильма. Кратко охарактеризуем перечисленные формы.

1. Линейка – ритуальное представление, предполагающее построение участников на какой-либо площадке. Выход на линейку имеет второстепенное значение. Функции субъектов взаимодействия следующие: ведущий линейки (находится в центре внимания), выступающие (с монологами или короткими представлениями выходят в центр внимания), зрители, исполнители ритуальных действий. Содержанием взаимодействия является формирование эмоционально – ценностного отношения к чему-либо и получение какой-либо информации. Важным представляется замечание о том, что происхождение линейки связано с построением войск.

2. Митинг – представление, предполагающее демонстрацию тех или иных взглядов, позиций в виде монологических выступлений отдельных ораторов.

3. Спектакль – представление, предполагающее демонстрацию выступающими для зрителей целостного театрального действия.

Разновидностями спектакля являются устный журнал (газета), выступление агитбригады. Это представление какой-либо информации (актуальных проблем) в художественной форме. Спектакль предполагает реализацию участниками таких функций, как актеры (выступающие) и зрители. В театральном сценарии – пьесе заложено развитие сюжета: завязка, восхождение, кульминация, развязка. Поэтому организатору следует учитывать заложенный пьесой эмоционально – содержательный алгоритм.

4. Концерт – представление, предполагающее демонстрацию выступающими для зрителей художественных номеров (танцы, песни, театральные миниатюры и т.д.).

5. Лекция – представление, предполагающее изложение в виде монолога совокупности взглядов на какой-либо предмет.

6. Фронтальная беседа (в том числе «Встреча с интересным человеком», «Орлятский огонек») – специально организованный диалог, в ходе которого ведущий руководит обменом мнениями по какому-либо вопросу (проблеме). Фронтальная беседа может быть организована с использованием игры. Например, урок («Урок творчества», «Урок фантазии» и т.д.) имитирует школьный урок, где ведущий играет роль учителя, остальные участники – учеников; правила такой игры соответствуют правилам обычного школьного урока.

7. Диспут – специально организованное представление, предполагающее демонстративное столкновение мнений по какому-либо вопросу (проблеме).

8. Дискуссия (в том числе совещание, планерка, собрание коллектива) – специально организованный обмен мнениями по какому-либо вопросу, проблеме для получения информационного продукта в виде решения.

9. Просмотр кино-, видео-, телефильма, спектакля – представление, в ходе которого участникам демонстрируется зрелище, подготовленное профессионалами. В данной форме присутствует только одна функция субъектов взаимодействия – зритель.

10. Представление-соревнование (конкурс) – представление, предполагающее демонстрацию зрителям соревнования между участниками, в чем - либо. Разновидности: конкурсная программа на сцене, спортивные игры на площадке. Эта форма достаточно популярна (КВН, рыцарский турнир). Спортивные игры могут быть как традиционными, так и шутливыми.

Все эти формы объединяет то, что организация пространства в них предполагает ярко выраженный центр внимания (сцену, трибуну, спортивную площадку и т.д.), характер действий участников определяется их функциями выступающих или зрителей, даже если в ходе действия происходит обмен этими функциями.

Второй тип форм – статично-динамичный . К этому типу можно отнести ярмарку, субботник, изготовление выставки, газеты, подготовка к представлению в кругу, ситуационно-ролевую игру, вечер общения в импровизированном кафе, продуктивную игру.

Характерной чертой этого типа форм является то, что одного центра внимания здесь нет. Центры внимания разбросаны по площадке, и каждый участник может выбирать их по вкусу, либо центр внимания перемещается согласно алгоритму данной формы.

11. Ярмарка (народное гуляние) – развернутое на определенной площадке совместное развлечение, предполагающее вовлечение участников в различные аттракционы.

Ярмарке присуще:

 Свободное движение участников по всему пространству, где расположены аттракционы. Вовлечение в аттракционы обычно обеспечивается традиционным образом: за участие выдаются жетоны, которые можно обменять на что-либо вкусное или полезное. Можно развернуть и целую экономическую игру. Можно тратить свои жетоны, получая за них карточки со словами. Тот, кто сможет собрать из полученных слов целую фразу или несколько фраз, становится победителям и получает специальный приз.

 Аттракцион – это специфический конкурс, не требующий особых умений и длительного времени на выполнение задания.

 Ярмарка начинается общим сбором, где объясняются правила игры, могут быть названы призы, которые ждут участника, набравшего наибольшее число жетонов.

 Финал ярмарки может проходить в виде аукциона – распродажи, где участники на оставшиеся у них жетоны приобретают памятные призы и сувениры.

Ярмарка включает:

 Общий сбор, который может сопровождаться линейкой, карнавальным шествием;

 Свободное движение участников по площадке;

 Свободный выбор аттракциона и участие в нем;

 Финальный сбор, с аукционом и без него.

12. Субботник (трудовая акция) – ограниченная по месту и времени специально организованная предметно – практическая трудовая деятельность людей.

13. Изготовление выставки (газеты, книги, летописи и т.д.) – специально организованная деятельность по созданию экспонатов или информационного продукта для последующей демонстрации.

14. Подготовка к представлению – специально организованная совместная деятельность по придумыванию, разработке и реализации замысла какого-либо представления. Каждый этап может быть выделен как отдельная форма работы.

15.Представление в кругу – ритуальное развлечение, которое разворачивается вокруг какого-либо предмета (новогодняя елка, костер и т.п.), предполагающее перемещение участников по кругу.

16.Ситуативно-ролевая игра – это специально организованное соревнование в решении задач взаимодействия и в имитации предметных действий участников, исполняющих строго заданные роли в условиях вымышленной ситуации, регламентированное правилами игры.

17.Вечер общения в импровизированном кафе - специально организованное на одной площадке развлечение, имитирующее застолье. Разновидности: «вечеринка», «посиделки», «салон», «клуб», «прием», «ассамблея».

18.Продуктивная (инновационная) игра – совместная деятельность по созданию информационного продукта, предполагающего обмен мнениями. В том числе и специально организованное их столкновение, демонстрацию промежуточных результатов. Как правило, алгоритм продуктивной игры включает следующие процедуры: общий сбор-старт (постановка проблемы, объяснение правил), работа по группам, общий сбор-финиш (подведение итогов).

19.Танцевальная программа – дискотека с конкурсами, призами.

Все формы мероприятий, перечисленные выше, давно и прочно утвердились в нашей работе. И все мы хотя бы раз проводили или участвовали в подобных мероприятиях.

Приглашайте для работы молодежь, создавайте инициативные группы, комбинируйте различные формы, экспериментируйте с наполнением ваших мероприятий. Пусть они будут неповторимыми и яркими!

ВВЕДЕНИЕ

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

К сожалению, учебные пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

Цель курсовой работы: развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть понятия и сущность организации и проведения мероприятия;

2. Составить программу организации и проведения конференции.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Этапы организации и проведения мероприятия

Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии всё действие рассчитано буквально по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.

Любое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтра нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75 % избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Данные отчета являются документом по организации и проведению мероприятия.

Организация мероприятия - это интересный новый опыт, и не имеет значения, что именно вас ждет: вечеринка, корпоративное мероприятие, встреча для друзей и семьи, свадьба или какое-либо официальное мероприятие. Грамотная организация - важная часть любого мероприятия, и вы можете быть уверены, что ваши усилия не останутся незамеченными. Из этой статьи вы узнаете, как организовать мероприятие, как разрешать конфликты и находить выход из сложных ситуаций, а также как избегать проблем с помощью четкого планирования.

Шаги

Основные задачи

Определите свои цели и задачи. До начала планирования важно выяснить, каким по размеру должно быть место, каким будет бюджет, что будет происходить, сколько будет гостей и что это будут за люди, а также решить, какая стратегия планирования вам подойдет. Каким вы хотите видеть мероприятие? Что вы хотите сделать?

• Когда вы определите, чему будет посвящено мероприятие (празднованию события, сбору денег, образованию, продажам, внесению предложений), вам нужно будет подумать, зачем вы занимаетесь этим. Понимание причин поможет вам сосредоточиться и заняться делом.
• Вам также нужно будет продумать, какими будут ваши цели. Невозможно достичь цели, если не знать, в чем она заключается. Цель позволит вам сохранять мотивацию до самого конца.

1. Выберите дату и время. Это один из ключевых моментов планирования. Если выбрать дату и время, которые никому не будут подходить, все ваши усилия будут напрасными. Если же выбрать день, который наступит еще не скоро или наоборот слишком скоро, есть риск, что люди или забудут о мероприятии, или уже спланируют свое время иначе. Крайне важно выбрать такую дату, которая будет удобна большинству.

   • Лучше всего сообщить гостям о мероприятии за две недели. Скорее всего, у них еще не будет других планов. Потом вы сможете напомнить о мероприятии один или два раза ближе к выбранной дате. Выбирайте день, до которого у вас будет в запасе 2–3 недели, но только при условии, что вы успеете все сделать вовремя.

2. Выберите место. Теперь вы знаете, что вы будете делать и когда, поэтому нужно решить, какое место вам подойдет, и выяснить в нескольких заведениях, свободна ли там интересующая вас дата. Какое помещение вам нужно? Как будет использоваться помещение? Гости будут сидеть на стульях в ряд, на скамейках, за столами или на пледах на траве? Нужно ли вам место для танцев, сцена или трибуна? Убедитесь, что выбранное место подходит вам по размеру.

   • Посетите место заранее и набросайте план помещения. Вы сможете использовать этот план для расстановки столов, организации питания, продумывания безбарьерного доступа для инвалидов и пути выхода из помещения, а также для размещения оборудования. Отметьте место, где находится источник электропитаиня (если потребуется), а также места внешнего оборудования (холодильников, машины со льдом, барбекю, плиты и так далее). Нанесите на план все розетки и места, где будут проходить кабели (их можно будет скрыть ковром), и любые предметы, требующие особого внимания с точки зрения безопасности.
   • Нужно ли вам специальное разрешение? Иногда бывает нужно специальное разрешение на продажу алкоголя, а также для проведения шумных мероприятий, организации подъезда транспорта, парковки, установки крупных конструкций (к примеру, павильонов).

3. Решите, сколько людей вы будете приглашать. На какое количество людей рассчитан ваш бюджет? Вход на мероприятие может осуществляться только по билетам или пригласительным, и это упрощает планирование, однако всегда возможны опоздания, а также дополнительные участники (к примеру, дети, супруги, друзья). Помните, что чем больше людей, тем больше персонала вам потребуется.

   • Поскольку количество людей может стать серьезной проблемой, важно предусмотреть достаточно места для всех гостей.
   • Решите, какое максимальное количество людей сможет посетить ваше мероприятие.

4. Установите бюджет. Объединитесь с парой проверенных людей и решите, сколько денег вам потребуется на проведение мероприятия. Будете ли вы нанимать персонал? Потребуется ли вам брать в аренду оборудование и оплачивать аренду помещения? Сколько денег нужно на еду и напитки? А на мелкую полиграфию? Решите, какая сумма будет у вас в распоряжении, и стройте планы, исходя из бюджета. Не стоить тратить личные деньги на то, на что вы не обязаны их тратить.

   • Возможно, вам удастся привлечь средства спонсоров или добровольные пожертвования, но так бывает не всегда. Если поступления дополнительных средств не предвидится, важно не закладывать в бюджет лишние деньги. Если услуги кейтеринговой службы стоят больших денег, предложите всем принести свою еду и напитки. Услуги персонала вам не потребуются, но вам нужно будет найти стол, бенмари и холодильники. Чтобы не тратить деньги на фотографа, фотографируйте друг друга сами. Проявите изобретательность!

5. Соберите команду. Распределите задачи между участниками команды. Если вы организуете неофициальное мероприятие, участниками команды могут быть друзья, родственники и другие желающие. Организация мероприятия подразумевает распределение зон ответственности между людьми. Убедитесь, что все знают, что нужно делать.

   • Распределите обязанности одновременно с наймом персонала и подготовкой пригласительных. Назначьте ответственных как можно раньше и предложите им возможность выбора задач, если это возможно. Вам также стоит иметь нескольких людей про запас, потому что возможность накладок не исключена.

6. Продумайте последовательность событий. Невозможно строить планы, не зная порядка действий на мероприятии. Когда выступающие будут произносить речи? Будут ли на мероприятии игры, презентации, развлечения? Сколько времени будет на то, чтобы гости смогли поесть? Продумайте подробный план, учитывающий все события.

   • Оставляйте немного времени в запасе, поскольку возможны отклонения от графика. Люди могут опаздывать, речи могут быть длиннее, чем запланировано, и очередь за едой может растянуться. Конечно, стоит продумать график, однако важно понимать, что не всегда все идет четко по плану.

   Начало подготовки

   1. Разошлите приглашения. Без приглашения никто не будет знать о вашем мероприятии. Ваш пригласительный - это лицо мероприятия, поэтому к оформлению нужно отнестись ответственно. Первое впечатление о мероприятии сформируется именно благодаря пригласительному. Постарайтесь сделать все на достойном уровне.

      • Рассмотрите классические варианты: открытки, флаеры и прочую мелкую полиграфию. Помните, что приглашения также можно разослать в цифровом виде: по электронной почте, в виде электронной рассылки, через социальные сети или сайты, созданные для оформления пригласительных. Кроме того, можно просто отметить событие в календаре.
        • Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие посетило максимально возможное количество людей, рассылайте приглашения через социальные сети. Если мероприятие будет только для избранных, откажитесь от социальных сетей.

   2. Регистрируйте всех людей, которые подтвердили свое участие. Вам нужно будет точно знать, сколько людей придет. Скорее всего, количество гостей на мероприятии все равно будет отличаться от количества людей, подтвердивших участие, однако вы должны хотя бы примерно представлять, чего вам ждать. Существуют специальные сайты, которые позволяют вести учет, но можно использовать инструменты социальных сетей (к примеру, Facebook) или фиксировать людей в Excel.

      Учтите всех людей. Нужно ли вам будет найти и нанять фотографов, строителей, дизайнеров, декораторов, выступающих, спонсоров, ведущих, музыкантов, священнослужителей, танцоров, других артистов либо перепоручить их обязанности кому-то еще? Учтите всех этих людей при планировании, чтобы всем хватило мест и еды, если это предусмотрено договоренностями.

      • Будут ли на мероприятии еда и напитки? Если будут, знайте, кто будет отвечать за приготовление еды, подачу на стол и уборку. Какая еда будет подаваться? Будут ли на мероприятии гости с аллергией, вегетарианцы или веганы, диабетики, люди с ограничением по питанию по религиозным причинам и так далее? Будут ли там младенцы, дети, пожилые люди или инвалиды, которые не смогут есть твердую пищу?
      • Подумайте, будут ли на мероприятии развлечения и что нужно для их организации. Возможно, вам нужно будет заказать музыкальное оборудование, павильоны или палатки, украшения, свет, микрофон, усилители, источники питания, проекторы или экраны для слайдшоу, дымовые машины, сценические зеркала, растяжки, плакаты с названием компании и так далее.
        • Если вы нанимаете фирму, которая будет отвечать за развлечения, выясните, смогут ли они предоставить свое собственное оборудование, а также какое оборудование будет в выбранном месте. Договоритесь о графике. Так вы будете знать, какая помощь будет нужна от вас.
      • Кейтеринговые фирмы, флористы, ведущие и прочие специалисты дорожат своим временем, поэтому с ними следует договариваться как можно раньше (чем позже вы это сделаете, тем дороже могут быть их услуги). Если сделать это заранее, у вас будет время найти замену, если они откажутся.

   3. Найдите ведущего. Ведущий нужен для того, чтобы мероприятие проходило по графику. Ведущий произносит речи, приглашает за стол, объявляет начало танцев или других развлечений и представляет почетных гостей. Договоритесь с ведущим о дате и о плане. Если ведущий будет толковым, он существенно поможет вам в проведении мероприятия.

      • Возможно, ведущим придется быть вам. Это будет сложнее, поскольку вам нужно будет контролировать процесс до самого конца. Важно назначить ответственных в каждой из групп помощников, чтобы вы могли делегировать им обязанности.

   4. Подготовьте оборудование. Нанимая команду, убедитесь, что они возьмут с собой все необходимое. Возможно, все оборудование люди принесут с собой, но есть вероятность, что вам придется искать его отдельно. Оборудование можно взять напрокат, купить или одолжить. Пройдитесь по всему списку, от салфеток до удлинителей.

      • Украшения - важная часть любого мероприятия. Скатерти, цветы, подарки, свечи, шарики, плакаты, растяжки, фотозоны, красные ковровые дорожки и все прочее нужно искать заранее.

   5. Подумайте, насколько помещение подходит под ваши нужды. Неопытные организаторы часто не придают значения количеству и качеству таких вещей, как уборные, парковка, рампы для колясочников, гардеробы, помещения для хранения вещей, кухни, мусорные баки, ведерки со льдом, розетки и так далее. Продумайте все нюансы заранее.

      • Также подумайте, как люди доберутся до места проведения мероприятия. Потребуется ли иностранным гостям жилье и транспорт? Нужно ли вам будет бронировать для них трансфер?

   6. Знайте, с кем вы будете работать. Если идея мероприятия принадлежит не вам, важно знать, как вы будете действовать в любой ситуации. Чтобы клиент доверял вам, вам следует выяснить:

      • Кто основные гости? Обычно это понятно - к примеру, невеста и жених. Клиент не всегда является основным гостем. Он может присутствовать или не присутствовать на мероприятии.
      • Кто инициирует мероприятие. Обычно эти люди сидят за своим столом и помогают гостям знакомиться и общаться. Как правило, эти люди умеют создавать нужную атмосферу и давать новые темы разговоров, приглашать всех танцевать, представлять гостей друг другу. На таких людей обычно можно положиться, поскольку они будут сообщать вам всю важную информацию, могут сами взять слово или выступить в роли ведущих. Как правило, благодаря этим людям мероприятия проходят гладко.
      • Кто поможет навести порядок в случае проблем. Знайте, кто сможет помочь вам решать проблемы, если потребуется. Чаще всего в этой роли выступают главы семьи, опекуны, управляющие или охранники.
      • Кто принимает решения. В большинстве ситуаций решение будете принимать вы как менеджер, однако возможны ситуации, где вам нужно будет что-то объяснять гостям, и это будет не совсем удобно. Выясните, с кем вы можете поговорить в случае непредвиденных обстоятельств. Скорее всего, вам нужно будет общаться с человеком, который оплачивает мероприятие или ваши услуги и которого вы считаете своим клиентом.

   Подготовка накануне мероприятия

   1. Изучите место проведения мероприятия. До мероприятия посетите место проведения и подумайте, как все будет организовано. Возможно, вам потребуется дополнительное оборудование - удлинители, свет и так далее. Если вы не сможете их сразу найти, то вашим гостям найти их будет еще сложнее. Учитывайте это.

      • Если это возможно, решите, где и что будет стоять. Если для всего нет места, от чего-то придется отказаться. Поговорите с управляющим заведением о том, сможет ли он вам помочь, и спросите, нужно ли вам учитывать какие-то особые обстоятельства или требования.

   2. Подготовьте подарочные наборы для членов своей команды. Всем придется потрудиться. Чтобы поблагодарить людей за работу и выразить свою признательность, подготовьте подарки. В набор можно включить бутылки с водой, батончики из гранолы, шоколад, небольшие сувениры и все, что посчитаете нужным. Это позволит укрепить командный дух.

      • Подготовьте значки или мелкие сувениры, которые останутся на память о мероприятии. Следите за тем, чтобы все могли вовремя есть и пить. Старайтесь видеть в своих сотрудниках ресурс, которым вы сможете воспользоваться в будущем.

   3. Свяжитесь со всеми участниками команды накануне мероприятия. Важно убедиться, что все знают, что надо делать, и готовы работать. Дайте всем четкие инструкции относительно времени прибытия и вручите всем свои контактные данные. Если ни у кого нет вопросов, можно приступать.

      • Проверьте, все ли готовы к работе. Не все смогут сказать правду, поэтому постарайтесь сделать выводы самостоятельно. Выглядят ли люди уверенными в себе и готовыми работать? Если нет, успокойте их, еще раз проговорите все их обязанности и задайте пару вопросов. Если сомневаетесь, что кто-то справится со своими задачами, поставьте ему в пару более опытного сотрудника.

   4. Подготовьте список контактов и другие бумаги, если нужно. Ваша самоорганизация также важна. Если вы подготовлены, вы сможете спасти любую ситуацию, но если нет, все выйдет из-под контроля. Вот несколько способов подготовиться:

      • Составьте список всех нужных вам телефонов и адресов. Кондитер думал, что вы сами заберете торт? Не беда - позвоните Маше, которая живет недалеко, и попросите ее забрать торт по дороге на мероприятие.
      • Составьте список всего. Пройдитесь по спискам и проверьте, каких вещей, оборудования и людей не хватает.
      • Подготовьте все счета и договоры. Чем лучше вы подготовитесь, тем меньше проблем у вас будет потом.

   5. Старайтесь ничего не менять в последний момент. Вам кажется, что клиент будет пытаться вносить поправки до самого последнего момента? При организации свадеб клиенты часто просят изменить что-то в оформлении в последний момент. Обозначьте крайний срок внесения поправок. Как правило, максимальный срок - это неделя до мероприятия. До этого срока еще можно внести изменения без существенного ущерба для бюджета или организации.

      • Если изменения незначительные и не подразумевают дополнительных затрат, не отказывайтесь внести эти поправки. Старайтесь с пониманием относиться к клиенту, поскольку его ждет очень важное для него мероприятие.

   Действия во время мероприятия

   1. Подготовьте все. Приезжайте на место проведения мероприятия раньше всех. Убедитесь, что все прибыли вовремя и позвоните тем, кто опаздывает. Помогайте людям, которым нужна помощь, и давайте указания там, где это необходимо. Не мешайте, если ваше присутствие где-то не нужно. Следите за тем, чтобы никто не был травмирован.

      • Вам будет спокойнее, если вы составите список дел и пройдетесь по нему. Выдайте список каждой команде: тем, кого вы наняли; тем, кто отвечает за украшения и расстановку мебели; тем, кто отвечает за оборудование. Убедитесь, что все на месте.

   2. Делегируйте работу. Не бойтесь делегировать обязанности. Невозможно успеть все, поэтому нужно распределять обязанности. Если кто-то плохо справляется со своей работой, поручите ему другую. Ваша задача - грамотно распределить работу. Вы не командуете и не нарушаете личные границы - вас наняли, чтобы вы делали именно это.

      • Будьте вежливы, но говорите твердо и уверенно. Например, так: "Максим, мне нужно твоя помощь с кейтерингом. Спасибо". Ваша команда должна работать сплочено. Чтобы всем было легче, возьмите на себя роль руководителя, которым вы и должны являться.

   3. Умейте адаптироваться. Старайтесь укладываться в график и находить выход, если уложиться в график не получается, но самое главное - не переживайте из-за этого . Если вы начнете нервничать, вы перестанете себя контролировать, и из этого ничего хорошего не выйдет. Если какая-то речь затянулась на 10 минут и говорящий игнорирует ваши знаки, расслабьтесь. Вы просто подадите напитки чуть позже, и никто не заметит. Ничего страшного не случилось.

      • Возможны любые накладки. Предусмотреть все невозможно, и чем раньше вы научитесь принимать это, тем лучше. Спокойный управляющий мероприятием может решить любую проблему, а взвинченный - нет. Поэтому не нервничайте и позвольте всему идти своим чередом. Скоро мероприятие завершится!

   4. Держите всех в курсе происходящего. В день мероприятия проверьте количество гостей и все прочие нюансы. Если нужно что-то изменить, сообщите об этом ответственным людям как можно скорее. Вы должны быть первым(-ой), кто заметит какие-либо проблемы.

      • Спрашивайте клиентов, как они себя чувствуют. Они могут нервничать, волноваться, скучать, радоваться или переживать из-за чего-либо, и разговор с вами может помочь им успокоиться и мотивировать сделать что-то. Подбадривайте гостей и членов своей команды, если это необходимо.

   5. Занимайтесь своим делом. Считайте, что каждый член команды способен справиться со своей задачей: если вы им поручили что-то, значит, они справятся. Предлагайте помощь, если потребуется, однако все члены вашей команды должны быть достаточно опытными для того, чтобы в этой помощи не нуждаться. Помните о следующем:

      • Встречайте всех гостей на входе. Когда мероприятие начнется, позвольте ведущему занимать гостей. Ваша задача будет заключаться в решении проблем и контроле всех процессов, которых гости не видят (приготовление еды и прочие задачи).
      • Наблюдайте за гостями и время от времени разговаривайте с ведущим на тот случай, если какие-то планы изменятся.
      • Держитесь на расстоянии от главных гостей вечера. Это их праздник. Но будьте готовы уточнять у них в подходящие моменты, всем ли они довольны и нет ли у них просьб или пожеланий.

   6. Если мероприятие проводится с целью продвижения, подготовьте сувениры. Гости должны запомнить этот вечер, но, скорее всего, вам нужно не только это . Вероятно, вы хотите, чтобы гости зашли на сайт, сделали пожертвование или рассказали о компании другим. Чтобы мероприятие запомнилось, подготовьте сувенирную продукцию. Это может быть картинка, флаер, ручка - что-то, что будет напоминать гостям о вас и о вашем мероприятии.

   7. После мероприятия поздравьте себя. Кажется, что мероприятие проходит само собой и никто не видит подготовку. Похвалите себя - вы это заслужили! Но пока рано расслабляться - работа еще не завершена.

      • После мероприятия найдите время, чтобы встретиться с клиентом и поблагодарить его. Вручите клиенту небольшой подарок в честь этого мероприятия - такие мелочи всегда делают встречи более приятными. Кроме того, так клиент охотнее будет рекомендовать вас. Подарите цветы или какую-нибудь фотографию этого вечера в рамке (например, момент разрезания ленты, самый яркий момент выступления, церемония награждения, поцелуй жениха и невесты, задувание свечей на торте) или любой другой подарок, который будет уместен в этих условиях.

   8. Наведите порядок и отправляйтесь домой. Старайтесь оставить место в таком же виде, каким оно было до вас. Скажите своей команде, что пришло время навести порядок, и не уходите, пока уборка не завершится. Помните, что вы тоже должны принимать участие.

      • Это не только вежливо, но и позволит вам избежать лишних расходов. Во многих местах уборку после мероприятия включают в счет. Старайтесь избегать скрытых расходов.

   9. Организуйте возврат и оплату всего оборудования и поблагодарите всех, с кем вы работали. Возможно, сделать это придется позже. Спросите клиента, понравилось ли ему мероприятие. Даже если вам заплатят позже, поблагодарите клиента за возможность поработать с ним и попросите его визитную карточку.

      • Поблагодарите членов своей команды. Проследите, чтобы всем заплатили. Соберите чеки и позаботьтесь обо всех. Вы должны быть последним, кто выйдет из помещения.

   Решение проблем

   1. Знайте, что делать в случае опозданий гостей и как решать другие проблемы. Люди часто опаздывают, и вы должны быть готовы к этому. Как правило, задержек сложно избежать (к примеру, из-за непредсказуемости пробок на дорогах), но гости, пришедшие вовремя, спокойно относятся к ним. Чтобы избежать лишних трудностей:

      • Убедитесь, что в приглашении четко указано время. Если вы просите гостей подтвердить участие, попросите их также подтвердить время. Свяжитесь с ведущим, гостями (чаще всего самыми главными), артистами и персоналом кухни, если вам стало известно о проблеме, которую сложно решить быстро. Если опаздывают главные гости (к примеру, жених и невеста), можно сделать следующее:
      • Свяжитесь с опаздывающими сами и попросите уточнить приблизительное время прибытия. Сообщите на кухню о новом времени, чтобы персонал мог замедлить или ускорить работу.
      • Не сообщайте всем гостям, что начало откладывается из-за опоздания гостей (это все поймут и сами). Скажите главным гостям, что вам об этом известно. Объясните, что вы намерены делать, однако дайте людям возможность самим решать, поскольку они лучше знают друг друга и могут принимать решения, которые подойдут всем.
      • Следите за временем, поскольку все должны успеть произнести речи. Если главные гости опаздывают, предложите людям закуски или напитки - это не даст им заскучать.
      • Если гости сильно опаздывают и вы не можете их ждать (к примеру, из-за того, что некоторые блюда нельзя подать позже), начните мероприятие вовремя, а когда опаздывающие гости прибудут, подайте им ту еду, которую подают всем, даже если это будет десерт.
      • Предложите всем еще потанцевать, поиграть, произнести речь или устройте любое другое развлечение, особенно если оно будет связано с музыкой. Попросите фотографов поработать с гостями, пока не прибудут опаздывающие. Продумайте запасной план за день до мероприятия.
      • Если гости специально хотят прийти позже, относитесь к этому как к выбору гостей, а не как к вашему провалу. Ваша задача - заниматься теми гостями, которые уже пришли. Ведите себя так, словно никакой проблемы нет.

      • Знайте, как решать проблемы с едой. Эти проблемы случаются редко, если все было продумано заранее, но иногда возможны сюрпризы: ребенок может рассыпать еду или на кухне может случиться какая-то накладка. Заранее узнайте, какие гости будут на мероприятии, чтобы вы могли продумать расположение столов с едой и мест гостей.

        • Если где-то была разлита жидкость, ее нужно убрать как можно скорее по соображениям безопасности, даже если вам придется подвинуть ковер, любые декоративные элементы или мебель. Если пятно невозможно замаскировать (к примеру, если это антикварный предмет), лучше унести предмет с пятном. Если у вас есть запасная мебель, используйте ее. Если нет, расставьте остальные предметы мебели так, чтобы отсутствие одного предмета не бросалось в глаза.
        • Зону с едой можно отгородить веревочным заграждением, шторкой или ширмой. Это бывает полезно в том случае, если тарелки с закусками едва помещаются на фуршетном столе или если вы планируете показывать, что будет подаваться позже. Некоторые гости могут решить, что еда подается в неограниченных количествах и ее можно брать самостоятельно, но это не всегда так.
        • Измените меню. Если какую-то часть блюда невозможно подать (к примеру, гарнир подгорел), исключите его, замените другим или сократите порцию, чтобы оставшегося гарнира хватило на всех. При этом нужно увеличить порции других продуктов. Сообщите о решении ответственным.
        • Неожиданных вегетарианцев, трезвенников и гостей с аллергией не должно быть, если вы все продумали заранее, но нередко люди приводят с собой родственников или близких друзей, не предупреждая об этом заранее, особенно если мероприятие не предусматривает наличие строгого количества пригласительных. Как правило, решать такие проблемы легко. Встречайте гостей у входа и спрашивайте, есть ли у них предпочтения в еде. Сообщайте о любых предпочтениях на кухню, как только будете узнавать о них.
        • Если гостей пришло больше, чем вы рассчитывали, распорядитесь приготовить больше еды или купить еще продуктов, если потребуется. Как правило, на кухне есть запас продуктов с учетом возможной порчи, и чаще всего еды оказывается больше, чем нужно, а не меньше. Можно уменьшить порции и подать больше хлеба, салата или овощей, то есть продуктов, которые можно быстро купить в супермаркете.

      • Знайте, как решать проблемы с детьми. Не совершайте ошибку многих менеджеров - помните, что у детей те же потребности, что и у взрослых: они хотят хорошо провести время и чтобы им не было скучно. Родители часто обижаются, если на мероприятии не предусмотрено развлечений для детей. Лучше всего попросить всех гостей, которые планируют взять с собой детей, предупредить вас об этом, отправляя ответ на ваше приглашение.

        • Маленьким детям (до 10 лет) лучше всего предложить еду или закуски пораньше, поскольку чаще всего ужин начинается не раньше восьми вечера, а это гораздо позже, чем дети обычно едят. Еда должна быть интересной для детей и полезной, но еще и такой же продуманной, как и еда для взрослых - родители это оценят. Полноценная еда для детей упростит работу родителям, благодаря чему они смогут спокойно провести этот вечер.
        • Детям старше 10 лет, как правило, можно подавать еду для взрослых и порции такого же размера, как взрослым, хотя дети чаще всего не съедают всю порцию. С согласия родителей предложите детям детское меню, если еда для взрослых им не нравится. Подростки часто выбирают ту же еду, что и дети, поскольку она более простая. По этой причине некоторые заведения переименовывают детские меню в альтернативные меню. Заранее обсудите с главными гостями меню для детей и варианты развлечений для детей и пожилых людей.
        • Выделите уединенное место для женщин с младенцами, где они могли бы их покормить и переодеть, а также место для маленьких детей, где они могли бы поспать, если устанут.

      • Знайте, как вести себя с буйными и нетрезвыми гостями, а также с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без пригласительного. В идеале этого удается избежать, но не всегда - на корпоративных и семейных мероприятиях возможны проблемы. Нередко всплывают нюансы, о которых вы не знали и не могли знать, поэтому будьте готовы ко всему.

        • Спросите клиента и главных гостей о возможных сценариях поведения в таких случаях. Если с ними это обсуждать неуместно, поговорите с другими ответственными, чтобы избежать проблем с рассадкой. Назначьте ответственных за эти ситуации, следите за обстановкой и будьте готовы вмешаться, если потребуется. Строго говоря, ваша обязанность заключается в проведении мероприятия, но вы не отвечаете за личные вопросы гостей. По этой причине вам следует узнать, к кому вам стоит обращаться, если возникнет неприятная ситуация.
        • Поскольку отказать в алкоголе гостю, который уже выпил лишнего, может быть сложно, как и взаимодействовать с гостем, который ведет себя агрессивно, лучше всего позволить одному из гостей разрешить конфликт. Вызывайте полицию только в том случае, если это одобрят главные гости. Даже на небольших мероприятиях часто бывает много алкоголя, поэтому важно всегда быть начеку.
        • Ситуации с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без приглашения, всегда довольно сложные. В этом случае лучше всего спокойно попросить их покинуть мероприятие, но сначала уточните у главных гостей, действительно ли этих людей нет в списке приглашенных. Если люди ведут себя агрессивно, ваш долг заключается в защите гостей в той степени, в которой это возможно. Вызовите полицию или охрану, если незваные гости не уходят, несмотря на ваши просьбы.
        • Гости часто пренебрегают схемой рассадки и садятся туда, где им хочется, или рядом с теми, с кем хотят сидеть. Спросите главных гостей, допустимо ли это. Лучше всего обговорить все с клиентами заранее. Если люди обязательно должны сидеть в соответствии с рассадкой, не впускайте никого в обеденный зал до начала ужина. Часто до ужина гости находятся в лобби, в фойе или в баре. Если какие-то люди не должны пересекаться из-за семейных разногласий, можно разделить людей на группы и проводить их к соответствующим столикам отдельно.

      • Знайте, что делать, если вам помешала погода. Внезапный дождь или снег возможен в некоторых регионах, как и сильная жара или холод. Как правило, погода не имеет большого значения, если мероприятие проводится в закрытом помещении, но в случае с мероприятиями на открытом воздухе все сложнее. Если ожидается плохая погода, перенесите мероприятие в другое место. Если это невозможно, возьмите в аренду большой павильон или шатер (хотя этот вариант может быть дорогим, если заказывать все в последнюю минуту). Следите за погодой при подготовке к мероприятию. В случае с непогодой исправить ситуацию крайне сложно, поэтому сделайте все, что от вас зависит, чтобы не допустить проблем.

        • В некоторых странах есть страховки на случай плохой погоды и других проблем. Если в вашем регионе погода бывает непредсказуемой, продумайте план действий на случай плохой погоды. Узнайте стоимость страховки и переноса мероприятия в другое место, поскольку это поможет вам подготовить клиента к возможным дополнительным расходам.
   • Держите в одном удобном месте предметы первой необходимости: салфетки, огнетушитель, аптечку и другие вещи. Если все пройдет хорошо, они вам не потребуются, но в случае крупных мероприятий лучше иметь их под рукой на всякий случай.
   • Если кто-то из гостей или выступающих устал или вынужден привыкать к смене часовых поясов, уточните у них или их ассистентов, не нужен ли им сеанс в спа, массаж или что-то еще, что позволит им почувствовать себя лучше. Если они давно не ели, можно послать им обед, а если плохо себя чувствуют - таблетки (например, в случае головной боли из-за стресса или боли в животе из-за перелета). Уставшие гости или ораторы способы испортить любое мероприятие, как бы вы ни старались.
   • Убедитесь, что всем видно сцену и слышно музыку или выступления.
   • Помните, что заниматься организацией чужого мероприятия - это большая честь, даже если сам процесс оказывается очень нервным. Ваша работа может сделать многих людей счастливыми и подарить им незабываемые впечатления. Вам этот опыт также будет полезен, поскольку вы обретете много новых навыков.
   • Вы сами можете произнести речь или даже потанцевать с кем-нибудь, если это сделает мероприятие интереснее. Важно уметь делегировать свои обязанности на тот случай, если вам нужно участвовать в танцах или произносить речь. Важно, чтобы ни за одним столом не было тишины.

«ВИДЫ И ФОРМЫ МЕРОПРИЯТИЙ В БИБЛИОТЕКЕ Методические рекомендации в помощь библиотечным работникам при проведении мероприятий Данные рекомендации составлены по методическим материалам, ...»

Чтобы быть нужными, видимыми и значимыми,

соблюдайте несколько общих принципов:

Будьте активны, проявляйте инициативу, ничего не бойтесь.

Будьте открыты. Приглашайте к себе людей, ходите в гости сами, распространяйте

информацию о себе, не таитесь, не замыкайтесь.

Ставьте сверхзадачи. Наполеон говорил: “Требуй невозможного – получишь максимум”.

Будьте творческими личностями. Неустанно придумывайте новые акции, праздники,

мероприятия, информационные поводы для СМИ и другие способы заявить о себе, выделиться на фоне информационного бума.

ВИДЫ И ФОРМЫ МЕРОПРИЯТИЙ В БИБЛИОТЕКЕ

Методические рекомендации в помощь библиотечным работникам при проведении мероприятий Данные рекомендации составлены по методическим материалам, размещенным в сети Интернет на сайтах общедоступных российских библиотек.

Материалы освещают практические и теоретические аспекты массовой (культурнопросветительской, культурно-досуговой) работы библиотек, отражают современное представление о формах и методах направления библиотечной деятельности, описывают опыт по организации массовых мероприятий разных видов и форм, представляют актуальные интерактивные формы работы с читателями.

Библиотечное обслуживание – совокупность всех видов деятельности библиотеки по удовлетворению потребностей ее пользователей путем предоставления библиотечных услуг.

Классификация способов библиотечного обслуживания:

1. Критико-аналитические способы призваны обеспечить всесторонний и глубокий анализ произведений печати, или отдельных проблем, изложенных в них. Сюда можно отнести читательские, заочные обсуждения книг, которые способствуют выработке навыков критического мышления, самостоятельной работы с книгой, формирование эстетических взглядов и вкусов. А также литературные диспуты, комментированное громкое чтение, вечера вопросов и ответов.

2. Позитивно-иллюстративные способы знакомят читателей с позитивными фактами, событиями, изложенными в произведениях печати, с жизнью и деятельностью их авторов. В этих мероприятиях следует чередовать виды познавательной деятельности путм раскрытия темы различными средствами – музыки, художественного слова, изобразительного искусства, аудио- и видеоматериалов. Это могут быть встречи с интересными людьми, литературно-художественные композиции, различные чтения.

Библиотечное обслуживание бывает индивидуальное, групповое и массовое (фронтальное).

Групповое обслуживание – это совокупность форм и методов, направленных на удовлетворение культурно-информационных потребностей групп читателей, объединенных общими интересами.

Цели групповой работы с детьми – показать ребятам прелесть чтения, научить их любить книгу для того, чтобы через литературу они воспринимали "разумное, доброе, вечное"; чтобы, сделав чтение первейшей потребностью, насущной пищей для сердца и разума, дети становились сознательными гражданами своей родины, духовно богатыми личностями. Необходимо показать, что книга и чтение являются неиссякаемым источником знаний и информации, что чтение может доставлять эстетическое наслаждение, и книга действительно является другом и советчиком.

Цель данной методической консультации – познакомить молодых библиотекарей с формами групповой библиотечной работы, а опытным библиотекарям – напомнить о них, обеспечив тем самым разнообразие проводимых мероприятий в публичных библиотеках. Методические рекомендации окажут помощь при планировании деятельности библиотеки.

Формы библиотечных мероприятий Традиционной формой групповых мероприятий являются различные виды громких чтений:

Комментированное чтение – форма устного знакомства с произведениями литературы, предусматривающая чтение текста вслух с комментариями чтеца и обсуждением прочитанного;

Литературные чтения – художественное исполнение произведений, своеобразный «театр одного актера»;

Циклы чтений – посвящены каким-либо событиям или жизни замечательных людей;

Краеведческие чтения – нацелены на популяризацию литературы по краеведению Библиографический обзор – это повествование о документах, в котором изложено в краткой форме их содержание и библиографические данные. Может быть тематический обзор, обзор новых поступлений. Обзор состоит из вводной части (актуальность темы, отбор документов, читательское назначение), основной части (обзор документов, их характеристика), заключения.

Устный журнал – это оперативный способ информирования о новинках отраслевой и художественной литературы. Для устного журнала характерно: постоянное название, периодичность, оперативность, актуальность и новизна предлагаемой информации.

Журнал состоит из ряда разделов – своего рода «страниц», совокупность которых представляет какое-либо направление, тему. К организации устных журналов часто привлекаются и читатели.

Беседа – может быть тематической, по книге, по творчеству писателя. Используют, в основном, в работе с дошкольниками и школьниками младших классов.

Рекомендуется включать игровые элементы, цель которых ввести в познавательную беседу творческие задания игрового характера. Игровые элементы помогают создать эмоциональный настрой на восприятие новой информации. Можно практиковать новые формы бесед: беседа-совет, беседа-фантазия, слайд-беседа и др.

Познавательный час может включать в себя информационное сообщение, показ слайдов, библиографический обзор, мини-викторину и т. д.

Час творчества – знакомство с творчеством художника или музыканта, с каким либо жанром искусства с последующим творческим заданием для детей.

Уроки творчества помогают раскрыть уникальные творческие возможности каждого ребенка. Дети учатся сочинять сказки, стихи, рассказы, рисовать или что-либо мастерить.

Урок мужества – цель: показать мужество защитников Отечества и жестокость войны, развитие чувства патриотизма у детей. В мероприятии используется чтение стихов, отрывков из документальных и художественных произведений, прослушивание песен военных лет, встреча с ветераном, участником военных событий, просмотр документального фильма, звуковые эффекты.

Урок памяти посвящается подвигам защитников отечества с названием конкретных имн, трагическим событиям военных лет, возложение цветов к мемориалам.

Презентация книги (премьера книги) – комплексное мероприятие, цель которого – информирование читателей о новой, только что вышедшей книге. Презентации книг проходят обычно в присутствии автора, издателя и т. п., которые весьма заинтересованы в продвижении книги. В ходе презентации рассказывается о процессе создания книги, о людях, причастных к этому. Зачастую, презентации книги сопутствует ее продажа или дарение.

Диспут – это обобщение различных подходов, утверждений, наиболее обоснованных точек зрения, взглядов по какой-либо проблеме. Постановкой удачных вопросов, ведущий активизирует аудиторию, стимулирует выступления участников. Каждый участник откровенно высказывает свое мнение. Выступая, можно привести примеры из своей жизни и жизни своих товарищей, из литературы и т.д. По теме диспута подготавливается книжная выставка или подборка литературы.

Дискуссия – рассмотрение и исследование спорных вопросов, проблем при аргументации суждений. Различают дискуссии-диалоги, когда разговор компонуется вокруг диалога двух ее главных участников, групповые дискуссии, когда спорные вопросы решаются в процессе групповой работы. При подготовке дискуссии нужно четко сформулировать задание, раскрывающее сущность проблемы и возможные пути ее решения. В случае необходимости, участникам предстоящей дискуссии надо ознакомиться с дополнительной литературой, заранее отобранной и предложенной библиотекарем. Вначале мероприятия ведущий обосновывает выбор темы, уточняет условия дискуссии, выделяет узловые моменты обсуждаемой проблемы. Главный момент мероприятия – непосредственный спор участников. Завершив дискуссию, необходимо подвести ее итоги.

Обсуждение книги – рассматриваются различные точки зрения по поводу определенной книги, разговор идет о ее художественных и содержательных достоинствах и недостатках. Обсуждается актуальность тематики, затронутых проблем, форма подачи материала и т. д. Подготовительный этап – подбор произведения и темы для обсуждения. Далее идет сбор и обработка информации:

факты, мнения литературоведов и критиков, читательских оценок. Затем надо подготовить тезисы и составить план проведения обсуждения: введение читателей в проблему, перечень и последовательность задаваемых вопросов. В процессе обсуждения необходимо организовать обмен мнениями, резюмировать сказанное, оценить результат обсуждения. Участникам (12-20 чел.) желательно собраться за круглым столом.

Читательская конференция предусматривает обмен мнениями в широкой читательской аудитории. Конференция может проводиться по одному произведению, по ряду произведений, объединенных одной темой, по творчеству писателя. На читательской конференции сталкиваются различные точки зрения, формируется коллективное мнение. Смысл конференции состоит в коллективном обсуждении, в коллективной оценке книги.

Читательско-зрительская конференция – читательская конференция с просмотром фильма по литературному произведению.

Тематические библиотечные вечера относятся к числу форм рекомендации книг, обладающих ярко выраженной позитивно-иллюстрированной направленностью, которая проявляется в ознакомлении читателей с социально значимыми примерами, выводами, фактами, событиями, изложенными в книгах. Тема вечера освещается разными средствами, включая музыку, художественное слово, изобразительное искусство, кино-фото-документы. В библиотечном вечере переплетаются две линии:

познавательная и развлекательная, эмоциональная. Часто такие вечера, где выступают известные люди, привлекают внимание не только читателей библиотеки, но и жителей района в целом. Формы тематических вечеров могут быть разнообразными.

Литературные и литературно-музыкальные вечера, литературно-музыкальные гостиные, киновечера, вечера поэзии и др.

Вечер вопросов и ответов – это способ вовлечения читателей библиотеки в познавательную деятельность и метод активизации чтения отраслевой и художественной литературы. Подобные вечера проводятся по одной теме или по меняющимся темам в зависимости от изменения интересов читателей. Предварительно осуществляется сбор вопросов от читателей, затем приглашенный специалист на них отвечает.

Вечер-диалог – форма проведения дискуссий в библиотеке, предполагающая высказывание аргументированных точек зрения, сложившихся мнений.

Вечера встреч с интересными людьми: писателями, учеными, общественными деятелями и т.д.

Бенефис читателя – это комплексное мероприятие, направленное на укрепление авторитета лучших читателей библиотеки, повышение их социального статуса, которое включает в себя знакомство с его биографией, деятельностью, с выставкой книг из домашней библиотеки, прослушивание его любимых музыкальных произведений и т.д. Необходимо показать роль книги в его судьбе, в становлении личности, в овладении знаниями, профессией. В детской библиотеке используется такая форма, как защита читательского формуляра, книжная выставка «Мои любимые книги» и др.

Вечер-портрет - позволяет через книгу сконцентрировать внимание на личности человека, его творчестве, судьбе, способствует развитию и закреплению познавательных интересов к предмету его деятельности. Библиотечная специфика вечера-портрета заключается в создании целостного образа человека и его времени на основе использования печатных источников и наглядных материалов. В основу такого вечера положены конкретные книги, посвящнные историческим личностям, деятелям культуры, литературы и искусства. Поводом для подобных вечеров может послужить выход в свет новой книги или юбилей писателя, усиление общественного интереса к определнной личности.

Литературный праздник – это комплексное мероприятие, требующее серьезной подготовки. Праздник состоит из вступления библиотекаря, основной программы, в которую включены музыкальные фрагменты, инсценировки, художественные номера, конкурсы и т.п., соединенные общей темой как нитью, и заключением, где ведущий кратко резюмирует идею и итоги праздника.

Литературный утренник - для дошкольника это праздник, где ребнок сможет порадоваться, поиграть во множество игр и увидеть наяву своих любимых сказочных героев. В подготовке и проведении мероприятия участвуют библиотекари, воспитатели и сами дети с инсценировками и художественными номерами.

Литературный бал может включать в себя художественное чтение, музыкальные и танцевальные номера, инсценировки литературных произведений.

Литературная ярмарка – комплекс небольших, но разноплановых мероприятий, которые проходят одновременно. Это могут быть викторины, конкурсы, встречи с интересными людьми, ролевые игры, номера художественной самодеятельности, розыгрыши призов.

Библиотечный журфикс - это встречи с интересными людьми самых разных профессий в определенный, заранее установленный день недели, сопровождаемые широкой рекламой.

Клубы по интересам, создаваемые в библиотеках, направлены на объединение вокруг библиотеки ярких людей, готовых, в свою очередь оказывать всевозможную помощь библиотеке. Деятельность такого объединения, придает библиотеке более высокий статус, делает ее более «видимой» в глазах руководства района, области, способствует ее развитию. Клубы по интересам могут иметь самую различную направленность, т. к.

любая тема требует библиотечно-библиографической поддержки. Клубам характерно стабильный состав участников и регулярность встреч. Клубы создаются по инициативе самих читателей, либо библиотекарей, разрабатываются свои уставы и правила, выбирается эмблема и другая символика.

Создание кружков по интересам в библиотеках имеет цели повышения уровня знаний читателей в определенной области, развитие их творческих способностей.

Занятия кружков регулируются программой, рассчитанной, как правило, на год. Для создания кружка необходимо сначала выявить интересы читателей и найти потенциальную группу участников, затем разработать, обсудить и утвердить программу занятий. Далее – доведение информации об открытии кружка до заинтересованных пользователей.

Литературно-музыкальные салоны. Их суть заключается в камерном общении ограниченного круга знатоков и любителей классического искусства, проходящем, преимущественно в небольших, уютных гостиных, иногда при свечах, у старинного или имитирующего старину камина, рояля. При отсутствии специального помещения в гостиную умело преображают читальный зал или его часть, особо оформленный уголок с мягкой мебелью и музыкальным инструментом.

Формы мероприятий по информированию:

День информации – комплексное мероприятие, цель которого – доведение до потребителей информации о литературе, имеющейся в фондах библиотек, как новой, так и по различной тематике. Включает в себя: выставки, обзоры, консультации, информирование о библиотеке и ее услугах. Может иметь такие формы:

День библиотеки в школе – выход сотрудников библиотеки в образовательные учреждения с целью знакомства детей с литературой (книгами и периодикой), как новой, так и по различным темам, имеющейся в фондах библиотеки. Включает в себя:

выставку книг, библиографические обзоры и информирование о библиотеке и ее услугах через раздачу буклетов и закладок.

День библиотеки в детском саду («Книжный десант») - выход сотрудников библиотеки в детские дошкольные учреждения с обзорами книг и периодики для педагогов, детей и родителей. Могут включать в себя по возможности: выставки детской литературы, кукольные спектакли для дошкольников, беседы-консультации для родителей по воспитанию читательской культуры у детей, мастер-классы.

День школы в библиотеке – проведение уроков на территории библиотеки.

Преподаватели определяют тему урока, обсуждают ее с библиотекарями, а те, в свою очередь, подключаются к проведению урока: готовят выставку и обзор книг, видеоряд.

День специалиста или День предметника – тематические мероприятия для педагогов и специалистов, работающих с детьми, проводимые районными методическими объединениями на базе библиотеки. Специалисты РМО определяют тему, сотрудники библиотеки оформляют выставку, подготавливают библиографические списки. На самом мероприятии педагогам даются методические разработки, озвучивается интересный опыт, иногда проводятся показательные уроки для учащихся.

Библиотекари проводят библиографические обзоры литературы, делятся опытом работы библиотеки по данной теме.

День взаимной информации – в библиотеку приглашаются представители различных учреждений, которые доводят информацию до читателей, а библиотека информирует о литературе соответствующей тематики, готовит обзоры и подборки.

Если по какой-либо актуальной теме мало литературы, то можно оформить дайджест. Это фрагменты текстов документов (цитаты, выдержки, статьи, рефераты), подобранные по определенной теме и сгруппированные таким образом, чтобы облегчить восприятие материала (от общего к частному или по тематическим направлениям). По форме представления материала дайджесты близки к тематическим подборкам (папкам). Дайджест должен иметь краткое предисловие, в котором составитель характеризует источники и критерии отбора публикаций. В обязательном порядке прилагается список источников.

Игровые формы библиотечных мероприятий Для детей игра – сфера их социального творчества, полигон общественного и творческого самовыражения. Игра – это поиск себя в коллективе, обществе, человечестве, выход на социальный опыт, культуру, повторение социальной практики, доступной пониманию.

Игровые элементы рекомендуется использовать в различных мероприятиях, проводимых для детей, чтобы создать эмоциональный настрой на восприятие новой информации, развить умение строить диалог, способствовать формированию образного представления о предмете.

Игра-минутка – игровой элемент тематической беседы или урока для переключения внимания детей младшего возраста, отдыха, поддержания их интереса.

Интеллектуальные игры - «Что? Где? Когда?», КВН и другие. Преимущества их в том, что они предполагают соревновательность и проходят в неформальной обстановке.

Они дают возможность детям проявить себя и свои знания. Такие игры способствуют приобретению опыта коллективного мышления, развивают быстроту реакции, позволяют проверить смекалку и начитанность.

Ситуационная игра – это моделирование практических ситуаций, сочетание элемента игры с определенными знаниями, носит импровизационный характер. Такие игры можно применять для закрепления правовых знаний среди подростков.

Творческие сюжетно-ролевые игры – это не просто развлекательный прием. Игра обладает огромным эвристическим и убеждающим потенциалом и является способом организации познавательного материала. Такие игры можно применять для закрепления полученных знаний или как психологические тренинги для подростков.

Вид читательской конференции – литературный суд. Это сюжетно-ролевая игра, имитирующая судебное заседание. Участники распределяют роли судьи, защитника, прокурора, судебных заседателей, потерпевших, обвиняемых и свидетелей.

Подсудимым может быть какой-либо литературный герой.

Вид читательской конференции – пресс-конференция – сюжетно-ролевая игра.

Участники распределяют между собой роли представителей прессы и специалистов, которые отвечают на вопросы.

Игры-путешествия. Все они совершаются в воображаемых условиях, где все действия и переживания определяются игровыми ролями. Участники игры пишут дневники, письма «с мест», собирают разнообразный материал познавательного характера. Отличительная черта этих игр – активность воображения. Предварительно дети должны изучить по определенной теме книги, карты, справочники и т.д.

Использование кукол и кукольных инсценировок в продвижении книги ичтения.

Кукольный театр в детской библиотеке выступает как игровая форма библиотечной работы, объединяющая театр – куклу – книгу. Во время спектакля библиотекарь, заинтересовав малышей куклами, должен затем переключить их внимание на книгу и чтение. С помощью кукол можно эмоциональнее, нагляднее, доходчивее рассказать о писателе, о его творчестве, рекомендовать книги. Сначала можно использовать в качестве игрового элемента только одну куклу, которая будет главным героем в мероприятиях на различные темы, и, возможно, станет визитной карточкой вашего библиотечного театра. Потом можно организовать театр книги и показывать инсценировки детских произведений и сказок.

Дидактические (дисконтактные) игры – это игры с готовыми правилами. Сюда можно отнести такие развивающие игры: кроссворды, заочные викторины, головоломки, библиографические пазлы, мозаики, лото, домино. Оперировать вложенными в игру знаниями ребенок учится непреднамеренно, непроизвольно, играя, без видимого участия взрослого. Лучшие дидактические игры составлены по принципу самообучения, т.е. так, что они сами направляют детей на овладение знаниями и умениями.

В детской библиотеке могут быть библиографические пособия в форме предметных игрушек (из бумаги, глины, лоскутков и других материалов), а так же в форме книгигрушек различной конструкции.

Марафон культурных событий Книжный аукцион – каждый участник представляет по одной ранее прочитанной книге так, чтобы у присутствующих появилось желание е прочесть. Выигрывает тот, кто набрал больше голосов участников.

Литературный карнавал. Карнавал – это массовое народное гулянье с переодеваниями, театрализованными представлениями. В библиотеке можно провести карнавал литературных героев или карнавал литературных произведений, где каждое литературное произведение зрелищно презентуется.

Книжные жмурки. Библиотекарь предлагает детям взять книги для прочтения домой из специальной подборки: книги обернуты плотной бумагой, и читатель не видит, какую книгу выбирает. За смелость – получает приз. При возврате книги рекомендуется побеседовать с ребенком о прочитанном. Эта форма работы позволяет оживить интерес читателей к хорошим, но незаслуженно забытым книгам.

Фольклорные посиделки – форма знакомства детей с устным народным творчеством, с художественной творческой деятельностью народа, отражающей его жизнь, воззрения, идеалы. Народное творчество, зародившееся в глубокой древности - историческая основа всей мировой художественной культуры, источник национальных традиций, выразитель народного самосознания. Каких только песен, сказок, преданий, былин, пословиц не создали они! Радости и печали, надежды и ожидания, мечты о счастье – все отразилось в этом творчестве.

Экран прочитанных книг отслеживает динамику чтения детей. На стенд-экран, рядом с изображением рекомендуемых книг, дети прикрепляют свою фотографию после ее прочтения.

Ток-шоу. Дословный перевод с английского обозначает "разговорное зрелище". И в этом толковании заключено главное жанровое отличие ток-шоу от диспута – динамизм, зрелищноcть. Ведущий ток-шоу приглашает интересных людей, направляет разговор, подводит к главным выводам, обобщает высказывания.

Технически оснащенные библиотеки могут использовать для интерактива систему WebChat. После того как вы зададите своим гостям заготовленные вопросы, можете открыть канал для вопросов удаленных пользователей. Например: «Книга и чтение – путь к успеху».

Книжное дефиле. Эта форма мероприятия позволяет привлечь внимание юношества к художественной литературе и проходит совместно с домом моды или молодым модельером-дизайнером. Модели для книжного дефиле подбираются под впечатлением сюжетов и образов художественной литературы и отражают творчество конкретного писателя, либо конкретное литературное произведение.

Конкурс читательских пристрастий – это тоже, что и рейтинг популярных книг, основан на опросе/голосовании читателей/населения.

Флэш-моб (с англ. flash mob – «мгновенная толпа»). Мероприятие имеет эффект неожиданности и направлено на то, что бы вызвать у случайных прохожих удивление и заинтересованность. Например: участники флэш-моба в желтых футболках и бейсболках с символикой библиотеки появляются неожиданно в определенном многолюдном месте города, одновременно открывают принесенные с собой книги и читают вслух в течение нескольких минут и так же неожиданно одновременно расходятся.

Библиокафе – игровой вариант информационной работы со старшеклассниками.

Вывеска в стиле ретро, библиотекари – метрдотель и официантка. В меню – духовная пища фактов: «Новости свежие» из газет и журналов, ассорти «Путь к успеху», десерт «Бестселлер по …» (автору). «Меню» каждая библиотека составляет в соответствии со вкусами своих читателей и периодически обновляется.

Книжное кафе – рассказ о новых книгах стилизуется под настоящее меню. Например:

произведений Харуки Мураками. Серия блюд «Жаркое под острым соусом» включала в себя легко усваиваемое блюдо – произведение Дарьи Донцовой «Фигура легкого эпатажа» и покрытую хрустящей корочкой приключений, сенсаций и неожиданных разгадок книгу Томаса Свона «Охота на Сезанна».

Дегустация литературных новинок – информирование о вновь поступившей в библиотеку литературе в кулинарном стиле.

Библиотечные сумерки - литературное путешествие по книгам Стивенсона, Сабатини, Сальгари, Верна. Мероприятие проходит после закрытия библиотеки в тмном читальном зале, который освещается лишь уличными фонарями из окон и подсветкой аквариума. Ролевая словесная игра продолжается с 19 до 21 часа. В библиотеках России уже есть опыт применения таких форм мероприятий, как факультатив успеха, семейная игротека, день читательской мечты, шествия книг, съезд мечтателей, забор-газета.

Различные виды библиотечных выставок:

Выставка-диалог. Подбираются книги, которые рассматривают определенную проблему с разных точек зрения.

Выставка одной книги. Можно включить такие материалы: библиотечный плакат, аннотация, отзывы, рецензии на книгу, фотографии, репродукции.

Выставка-музей: «Музей русской сказки», «Приметы солдатской жизни».

Выставка-викторина предполагает наличие вопросов викторины и экспозицию документов в помощь отвечающим.

Выставка-кроссворд. В основе выставки – небольшой кроссворд, ответы на который содержатся в представленной литературе.

Выставка-совет: «Как сдать экзамены на 5».

Экспресс-выставка: актуальная, незапланированная, но значимая по проблеме.

Например: «Терроризм».

Музыкально-экологическая выставка. Пленительная музыка, репродукции картин русских художников, книги о природе, может быть, издания искусствоведческого характера – и необычная выставка готова.

Говорящая выставка. Библиотечная выставка может быть озвучена записями авторского исполнения произведений, музыкальными фрагментами.

Вот еще примеры выставок: выставка творческих работ читателей, выставкапутешествие, выставка-икебана, выставка-поздравление, выставка-настроение, выставка-бенефис, выставка-коллаж, выставка-натюрморт, выставка-подиум, выставка-вопрос.

Целью привлечения новых читателей в библиотеку можно провести акцию «Приведи друга!». Информация об ее проведении может прозвучать на местном радио и в местной газете. Библиотека должна определить свою систему льгот и услуг ее участникам.

Чтобы стать участником акции, необходимо быть читателем библиотеки и привести с собой человека, еще не являющегося читателем. За каждого привлеченного друга участник акции получает льготу – бесплатный ночной абонемент (можно взять бесплатно на один-два дня домой книгу из уникального фонда читального зала), бесплатный двухчасовой доступ в Интернет или хорошую книгу в дар от библиотеки. Акция может проводиться в течение месяца. Библиотечные специалисты в рамках акции проводят экскурсии по библиотеке, информационные обзоры, литературные консультации и обзоры самых интересных публикаций последних номеров журналов.

Привлечь внимание читателей к библиотеке, увлечь чтением поможет другая акция «Лучшая книга современности». В течение месяца читатели должны отдать свои голоса за «самую-самую» книгу. В библиотеке должны быть установлены тумбы для голосования. Через месяц должен состояться подсчет голосов, а на другой день, лучше всего в прямом эфире – розыгрыш призов. Из трех предложенных вариантов необходимо угадать лучшую книгу современности, выбранную читателями системы.

Гарантировать сохранение библиотеками ауры духовности помогут следующие нестандартные формы с читателями:

«Уголок библиотечных новостей». В нем размещается информация о знаменательных датах календаря, последних новинках периодики, поздравления читателям библиотеки, вежливые напоминания должникам, благодарность активным дарителям и участникам акций поддержки библиотеки, объявления о проведении самой акции поддержки и т.д.

«Банк читательских идей». Красиво и аккуратно собранная коробочка с надписью (можно оформить в форме куба), в которую бросаются письменные пожелания о том, что хотели бы видеть читатели в библиотеке: какие выставки, с каким обзором познакомиться, о каких новинках услышать, какое мероприятие следует провести библиотеке, советы о более интересном оформлении абонемента и т. д.

Стенд «Наши мнения». Здесь помещаются отзывы читателей о культуре обслуживания и качестве удовлетворения запросов, предложения библиотекарям об улучшении работы и более оперативном поиске источников, какую литературу хотели бы видеть в библиотеке и т.д.

«Тетрадь читательских отзывов», в которых читатели пишут отзывы о прочитанных книгах, рекомендуют интересные для чтения, а какие советуют не брать и объясняют почему. Это может быть картотека «Прочитай сам – поделись с другом». Только здесь мнения высказываются на карточках и расставляются по алфавиту авторов книг.

Работа кружков «Живи книга» и «Совет библиотеки». Члены кружка «Живи, книга» восстанавливают книги, ремонтируют ветхие. Кружок «Совет библиотеки» помогает в работе с должниками, обслуживает книгой на дому престарелых и инвалидов, проводит опрос читателей, анкетирование, осуществляет связь с общественностью, информирует о мероприятиях библиотеки и новинках литературы.

С целью своевременного возврата литературы в библиотеку и ликвидации читательской задолженности хорошо оформить фотоальбом «Лучшие читатели библиотеки» или стенд «Лидеры чтения». Лучшие читатели должны быть изображены на фотографии с книгой в руках и в интерьере библиотеки. К каждому снимку помещается справка о прочитанных книгах, бережном отношении к ним, с какого года читает, чем знаменит, увлечения и т.д.

Можно приступить к выпуску библиотечной газеты «Я талантливым родился», где помещаются творческие публикации литературных работ читателей и победителей конкурса «Проба пера».

Можно провести «Лотерею по розыгрышу 100 первых номеров читательских билетов» во время перерегистрации читателей. Одним из методов решения проблемы борьбы с задолженностью избрать поощрение за своевременный возврат книг.

Практика работы с читателями вызывает к жизни достаточное количество информативных мероприятий. Энергично реагируя на потребности, учитывая интересы читателей, в библиотеках появляются новые, нетрадиционные формы работы.

Библиогид «Тысяча мудрых страниц» - информационный обзор новинок энциклопедической и справочной литературы.

Литературные гонки «Великий книжный путь». Летом для чтения у подростков больше времени и возможностей. Библиотеки каникул не имеют и поэтому охотно предоставят свои уникальные фонды в распоряжение читателей. В самом начале июня датся старт литературным гонкам, которые завершатся в конце августа подведением итогов и выявлением победителя. Библиотека формирует сборную из читателей. Гонки должны пройти по 5 жанрам: классика, детектив, приключения, фэнтези и история. В каждом жанре библиотекарем последовательно будут заданы каждому участнику гонок 6 вопросов. Итого 30 вопросов. Найдя ответ на заданный вопрос, читатель должен прийти в библиотеку и дать свой вариант ответа. В «Карте гонок»

библиотекарь лично отметит дату правильного ответа каждого участника. В конце августа «Карта гонок» будет проанализирована и тот, кто первым ответит на последний вопрос, становится победителем литературных гонок. Для проведения мероприятия библиотека должна подготовить разврнутую книжную выставку например «Летние чтения – 2015»: ответы на все 30 вопросов должны быть найдены.

Финалист летних чтений, прошедший «Великий книжный путь», получает приз.

Марафон культурных событий. Самый насыщенный месяц культурными событиями и памятными датами - май. В этот период, с 9 мая по 6 июня, можно провести целый цикл мероприятий под общим названием «Марафон культурных событий». В его программу может войти однодневный фестиваль молоджной книги «Без добрых книг душа черствеет», который проводится совместно с комитетом по делам молодежи.

Цель фестиваля - поднять интерес к чтению в молоджной среде.

Проводится анкетирование «Книга в моей жизни» среди старшеклассников с целью изучения читательских потребностей и мотивов чтения. Итоги исследования обнародуются на торжественном открытии фестиваля. Заранее объявляется конкурс сочинений «Моя любимая книга», цель которого - популяризация чтения в молоджной среде - совпадает с целью фестиваля.

Победители конкурса сочинений «Моя любимая книга» награждаются дипломами и памятными призами на торжественном открытии фестиваля. Для всех, пришедших в этот день в библиотеку, праздник начинается в вестибюле, где гостей встречают любимые литературные герои. Они предлагают посетить праздничные выставки «Из золотого фонда библиотеки». Дежурный консультант знакомит читателей с новейшими поступлениями редких энциклопедических и справочных изданий, а экспресс - обзор «Три самых читаемых книги года» заинтересует пользователей.

В холле библиотеки организуется ярмарка литературы для молоджи совместно с одной из книготорговых организаций, а для любителей викторин - блиц - турнир «По литературным местам Краснодара» и эрудит - марафон знатоков исторической книги «От Руси до России». Весь фестивальный день наполняется настоящим фейерверком мероприятий: выставки, конкурсы, викторины, встреча с редколлегией местной газеты, концерт исполнителей авторской песни, просмотр фильмов в видеозале библиотеки, встречи с местными писателями и поэтами. Закончить фестиваль можно акцией «Читают все». Организаторы, гости, участники праздника выходят на улицы города с листовками, призывающими читать, и списком самых читаемых книг года.

Поэтический марафон. Можно провести 6 июня, в Пушкинский день. На импровизированной мини - площадке у библиотеки - известные писатели, поэты, юные литераторы, взрослые и подростки, дети, сменяя друг друга, читают произведения великого поэта.

«Праздник библиографических открытий». Проводится с целью освоения комплекса новых форм работы. Его программа позволит читателю представить сведения об информационно - библиографических ресурсах библиотеки, познакомить с источниками информации об интересующих их изданиях.

Программа:

1. Выставка - ретроспектива «Обратитесь к библиографу» (по материалам архива выполненных справок).

3. Библиографическая игра «Загадки русских слов» (по словарям русского языка).

4. Игра - конкурс «Знаете ли Вы историю русской живописи?» (представление энциклопедий по искусству).

5. Калейдоскоп интересных фактов «Какие тайны хранят каталоги?»

6. Библиотечно - библиографический плакат «Кто? Где? Когда?» (справочные издания библиотеки).

Книжный аукцион и литературный аукцион.

Литературный аукцион - это игра, где копируются правила настоящего аукциона. Предлагаются вопросы, каждый из которых предполагает несколько правильных ответов. Победителями будут те участники, которые последними ответят на вопросы или выполнят задания. Возможны: аукцион литературных талантов, творческих идей, литературных афоризмов, крылатых слов, пословиц и поговорок.

Книжный аукцион посвящен книге, е истории, формам книгопечатания, современным видам книжной продукции и включает конкурсы, викторины, литературные игры, кроссворды, дайджесты, лотереи.

В программу включаются познавательные игры, которые способствуют расширению и углублению знаний, несут информацию, развлекают. На аукционе продаются или разыгрываются интересные книги. По условиям аукциона выставляется на продажу книга - лот. Е получает тот, кто последним ответит на заданный вопрос или даст правильный ответ. Аукцион может носить универсальный характер, когда задания посвящены книгам различного содержания, но может быть и тематическим.

Если на «продажу» выставляется книга по истории, то и вопросы для участников аукциона должны быть основаны на информации из исторических книг.

Примеры вопросов:

Как сообщают древние источники, спартанские женщины, отличавшиеся смелостью и силой воли, провожая сыновей на войну, давали им щит со словами: «С ним или на нем». Что это значило? (Вернись победителем или погибни со славой)

Кто создатель Андреевского флага? Что обозначает его символика? (Петр 1 создал рисунок флага: на белом поле - синий крест. Белый цвет означал веру, косой крест символ верности. На кресте распят Андрей Первозванный, которого считали апостолом Русской земли, принесшим сюда учение Христа.)

На чем была начертана надпись: снаружи - «Вс проходит», внутри - «И это тоже пройдет?» (На кольце царя Соломона).

В каком году в России вышел первый календарь? (1709).

Как называлась первая в мире печатная книга? («Алмазная Сутра»).

Какая каменная книга весила в 10 тонн («Законы Вавилонского – царя Хаммурапи», написанные клинописью на базальтовом столбе).

Какой князь положил начало первой библиотеке при Софийском соборе в Киеве?

(Ярослав Мудрый)

Как называлась первая печатная книга на Руси? («Апостол») В программу аукциона может входить литературное лото, в котором участники из трх групп карточек - 1. Фамилии авторов; 2. Название произведения; 3. Имена главных героев - составляют цепочку: автор, название, герой.

Юбилей библиотеки. Повод показать лучшее, достигнутое библиотекой за определнный период. Традиция отмечать юбилеи приобретает важное социокультурное значение, поскольку закрепляет в общественном сознании е образ как социального института, имеющего историческое прошлое и традиции, которые необходимо сохранять и развивать в будущем. В число обязательных элементов юбилейного мероприятия входят экскурс в историю библиотеки, презентация е информационных ресурсов, рассказ о достижениях, о ветеранах и лучших сотрудниках, отражение этого торжественного события в СМИ.

Примеры:

- «Новые книги нового века» - презентации книжных выставок универсального характера.

- «Книги для образования и карьеры» - презентация тематических выставок.

- «Лучшая книга года» - выставка-дебют, выставка-реклама (демонстрируются книги победительницы конкурса читательских мнений).

- «Книжная Вселенная на полках нашей библиотеки» - знакомство с книжным фондом, новыми поступлениями, новинками на некнижных носителях, получение справочной информации.

- «Сокровища книжных полок» - демонстрация видеофильма.

- «О новом, интересном - в журналах и газетах» - экспресс - обзор, знакомство с репертуаром периодических изданий, поступающих в фонд библиотеки.

- «Мастер - класс - для Вас» - демонстрация поисковых возможностей традиционных карточных и электронных каталогов, справочно-библиографического аппарата, Интернета.

- «Книги - лучшие друзья моей души» - час читательских пристрастий с участием членов литературного клуба, гостей, писателей, библиофилов.

Премьера книги. Наиболее удачно проходит премьера книги по краеведческой тематике, что позволяет привлечь к ней всех тех, кто принимал участие в ее выходе в свет.

Праздник читательских пристрастий «Лучшие друзья моей души!» (к юбилею библиотеки):

Демонстрация выставок «Наша библиотека: в книгах, документах, фотографиях» и «Современная литература: книжный поток и читательские предпочтения».

Вступительное слово директора библиотеки «Да здравствует книга!»

Эксклюзив - поздравления «Книга - наша память» (главы администрации района, председателя и представителей депутатского корпуса района, муниципального образования, директора библиотек).

Страничка истории «Наша библиотека в контексте истории города (района, муниципального образования»: история возникновения и развития библиотеки).

Поэтическая ода «Посвящение библиотеке» (конкурс стихотворений о библиотеке среди ее читателей).

Демонстрация видеосюжетов с фрагментами лучших мероприятий библиотеки в разные годы «Для Вас открыты наши двери и сердца».

Презентация альбома «Наша библиотека: юбилейная фотохроника».

- «На лирической сцене» - выступления поэтов, писателей, бардов.

Награждение сотрудников библиотеки.

Поздравления от читателей. Вручение лучшим из них билетов «Почтный читатель».

Литературно - музыкальное шоу «Хвала тебе, о, книгочея!».

Похожие работы:

«МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРАВА ФИНАНСОВ и БИЗНЕСА Кафедра: Гуманитарные науки УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ДИСЦИПЛИНЫ «ФИЗИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА» Бишкек 20 В учебно-методическом комплексе изложена программа дисциплины «Физическая культура». Учебно-методический комплекс, включает перечень следующих наименований: требования государственного образовательного стандарта, организационно-методический раздел, распределение часов по видам работ, технологическую карту и содержание учебной дисциплины...»

«ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 27 декабря 2012 г. N 2567-р 1. Утвердить государственную программу Российской Федерации Развитие культуры и туризма на 2013 2020 годы.2. Минкультуры России: разместить утвержденную государственную программу Российской Федерации Развитие культуры и туризма на 2013 2020 годы (далее Программа) на своем официальном сайте, а также на портале государственных программ Российской Федерации в информационнотелекоммуникационной сети Интернет в 2-недельный...»

«О Программе гармонизации межкультурных, межэтнических и межконфессиональных отношений, воспитания культуры толерантности в СанктПетербурге на 2011-2015 годы (программа Толерантность) ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 23 сентября 2010 года N 1256 О Программе гармонизации межкультурных, межэтнических и межконфессиональных отношений, воспитания культуры толерантности в Санкт-Петербурге на 2011-2015 годы (программа Толерантность) (с изменениями на 12 мая 2012 года) Документ с...»

«Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» Кафедра «Русский язык и межкультурная коммуникация» К.В. Скворцов Деловое общение Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве методических указаний для студентов направления 42.03.02 «Журналистика» (бакалавриат) профиль -общий и других специальностей университета Часть! М ОСКВА2 0 1 4 УДК 4 С 42 Скворцов К.В....»

«Отдел по культуре, физической культуре, спорту и молодежной политике Администрации городского округа город Фролово Волгоградской области Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Фроловская детская школа искусств» ВО. 01. Вариативная часть программа по учебному предмету ВО. 01. УП. 01. «СКУЛЬПТУРА» дополнительной предпрофессиональной общеобразовательной программы в области изобразительного искусства «ЖИВОПИСЬ» ФРОЛОВО 2015 год. Рекомендовано...»

«Министерство культуры Челябинской области Государственное казенное учреждение культуры Челябинская областная специальная библиотека для слабовидящих и слепых Сборник статей по материалам Всероссийской научно-практическая конференции «Методическая деятельность специальной библиотеки для слепых в стратегии модернизации интегрированного библиотечного обслуживания» (черновой вариант) Челябинск, 2014 Содержание Абжанова Б. Б. Методическое сопровождение перспективных творческих проектов в 3...»

«Приложение к Основной образовательной программе основного общего образования Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Веселовская средняя общеобразовательная школа имени Героя Социалистического Труда Я.Т.Кирилихина» Красногвардейского района Белгородской области Рабочая программа по географии основного общего образования для 6 класса (надомное обучение) Разработчик: учитель географии Бажухина Елена Игоревна 2015 год 1. Пояснительная записка Данная рабочая программа ориентирована...»

«Российская Федерация Белгородская область Руководителям ДЕПАРТАМЕНТ муниципальных органов управления ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И в сфере образования МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 308005, г.Белгород, Соборная пл., 4 тел. 32-40-34, факс 32-52-27 [email protected] 12.11.2012 г. № 9-06/8296-ВА На № от О критериях и показателях оценки духовно-нравственного развития обучающихся общеобразовательных учреждений области (инструктивно-методическое письмо) Протоколом поручений, данных Губернатором...»

«Министерство культуры Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный институт кино и телевидения» Е. А. Байков, А. Д. Евменов, Н. А. Морщагина СТРАТЕГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ Учебное пособие Рекомендовано Советом Учебно-методического объединения по образованию в области менеджмента в качестве учебного пособия для обучающихся в высших учебных заведениях по направлению подготовки 38.03.02 «Менеджмент»...»

« опубликована в авторской редакции и отражает точку зрения автора(ов) по данному вопросу. Источник Альманах современной науки и образования Тамбов: Грамота, 2008. № 11 (18). C. 39-44. ISSN 1993-5552. Адрес журнала: www.gramota.net/editions/1.html Содержание данного номера журнала: www.gramota.net/materials/1/2008/11/ © Издательство Грамота...»

«ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ от 24.02.2015 г. Содержание: УМК по дисциплине «Историческая антропология» для студентов направления 46.03.01 «История» профиля подготовки «Историко-культурный туризм» очной формы обучения. Автор: Яковлев В. В. Объем 25 стр. Должность ФИО Дата Результат Примечание согласования согласования Заведующий кафедрой Протокол заседания Рекомендовано археологии, кафедры от 10.02.2015 Еманов А. Г. 16.02.2015 г. к электронному истории г. изданию Древнего мира и №8 Средних веков Протокол...»

«Российский государственный педагогический университет имени А.И. Герцена Кафедра межкультурной коммуникации МЕТОДИКА ОБУЧЕНИЯ РУССКОМУ ЯЗЫКУ КАК НЕРОДНОМУ Под редакцией профессора И.П. Лысаковой Допущено Учебно-методическим объединением по направлениям педагогического образования в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению «050100 Педагогическое образование» Москва УДК 811.161.1(075.8) ББК 81.2Рус-5я73 М5 Рецензенты: Н.Т. Свидинская, канд. пед....»

«УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЮЖНО-САХАЛИНСКА Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «ДЕТСКАЯ МУЗЫКАЛЬНАЯ ШКОЛА № 1 ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА» Утверждаю: Директор МБОУДОД «ДМШ №1» _А.Е.Гимро «30» мая 2013 г. Программа развития МБОУДОД «ДМШ № 1» на период 2013-2018 годы г. Южно-Сахалинск 2013 г ПРОГРАММА РАЗВИТИЯ МБОУДОД «ДМШ №1» ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА НА ПЕРИОД 2013-2018гг. Количество страниц _ Разработчики: Гимро А.Е. – Директор школы Гимро...»

«ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ: МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ СТУДЕНТОВ 1 КУРСА СОДЕРЖАНИЕ Введение Библиотечная система России 1. Универсальные библиотеки 1.1. Специальные библиотеки 1.2. Библиотека Тихоокеанского государственного университета 14 2. Структура библиотеки 2.1. 1 Справочно-поисковый аппарат библиотеки 2.2. 2.2.1. Электронный каталог библиотеки Общие понятия о библиографии 3 3. Виды библиографии 3.1. 3.1.1. Государственная библиография 35 3.1.2. Научно-вспомогательная библиография 39...»

«ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ от 06.03.2015 Содержание: УМК по дисциплине иностранный язык (Немецкий язык.) для студентов направления 49.03.01 «Физическая культура». Форма обучения очная. Автор(-ы): Логинова Е.А. Объем 35 стр. Должность ФИО Дата Результат Примечание согласован согласования ия Заведующий Рекомендовано Протокол заседания кафедрой Шилова Л.В. к электронному кафедры от 09.02.2015 23.02.2015 иностранных языков изданию №7 и МПК ГН Председатель УМК Протокол заседания Института Колунин Е.Т....»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет» ПФ КемГУ (Наименование факультета (филиала), где реализуется данная дисциплина) Рабочая программа дисциплины (модуля) «Педагогическое мастерство» (Наименование дисциплины (модуля)) Направление подготовки 49.03.01 Физическая культура (шифр, название направления) Направленность (профиль) подготовки...»

«АЛМАТИНСКИЙ ФИЛИАЛ НЕГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ» А.К. ЖОЛДУБАЕВА КУЛЬТУРОЛОГИЯ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ Алматы Автор-составитель: ЖОЛДУБАЕВА А.К., доктор философских наук, профессор Алматинского филиала НОУ ВПО «Санкт-Петербургский Гуманитарный университет профсоюзов» Рекомендовано к печати Учебно-методическим советом Алматинского филиала НОУ ВПО...»

«ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ от 21.06.2015 Рег. номер: 3306-1 (20.06.2015) Дисциплина: Культурология 44.03.01 Педагогическое образование: Физическое образование/4 года ОДО;Учебный план: 44.03.01 Педагогическое образование/4 года ОДО Вид УМК: Электронное издание Инициатор: Ларин Юрий Викторович Автор: Ларин Юрий Викторович Кафедра: Кафедра философии УМК: Физико-технический институт Дата заседания 12.02.2015 УМК: Протокол заседания №4 УМК: Дата Дата Результат Согласующие ФИО Комментарии получения...»

«МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ» Кафедра технологии полимеров и композитов ПОЛИМЕРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ОСНОВЫ ЗАПИСИ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ Методические указания по выполнению курсовых работ для студентов, обучающихся по направлению подготовки 240500 «Химическая технология высокомолекулярных соединений и полимерных материалов» специальность...»
Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам , мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.

Проведение BTL-мероприятие происходит в несколько этапов:

1. планирование;
2. разработка идеи;
3. воплощение идеи;
4. проведение btl-мероприятия;
5. анализ результатов.

Для каждого из этапов характерен свой набор действий, в которые могут закрасться ошибки. Но есть ошибки, которые совершаются по несколько раз или большинством компаний, занимающихся поведением btl-мероприятий. Давайте рассмотрим типичные ошибки и найдем пути их обхода.

Ошибка 1. Выбор подрядчика.

На данном этапе можно допустить 2 ошибки.

Первая – проводить BTL-мероприятие своими силами. Как результат скомкать все этапы проведения мероприятия и собрать все 10 ошибок, которые рассматриваем в этом материале, на своем мероприятии.

И вторая ошибка – не серьезно подойти к выбору подрядчика. Для решения второй ошибки необходимо работать с уже проверенными партнерами, если таковых не имеется, то подходить тщательно к выбору подрядчика. Оценивать компанию по:

• времени присутствия на рынке;
• объему предоставляемых услуг (комплексное предоставление услуги не только экономит время, затраченное на подготовку и проведение мероприятия, но также сказывается на общем бюджете в меньшую сторону);
• отзывам клиентов, которые уже работали с этой компанией;
• и главное, соотношение цена-качество.

Ошибки на этапе выбора подрядчика являются основными, именно от этого этапа зависит дальнейшее взаимодействие и процедура проведения и оценки мероприятия. Если для дома плохо заложить фундамент, то по стенам могут пойти трещины, лопнуть окна и не открываться двери.

Ошибка 2. Определение целей проекта.

Собственно еще дна грубая ошибка начального этапа – это не определение целей проекта. Отсутствие ответов на вопросы: «Какие задачи должно решить мероприятие?», «Как измерять результат?», «Какие проблемы есть у компании, которые можно решить мероприятием?». Если изначально не определиться, чего хочет заказчик в качестве результата, то можно вообще ничего не получить. Если ты не знаешь, в каком направлении идти, то сложно предположить, куда ты в итоге придешь.

Ошибка 3. Бюджет.

Бюджет мероприятия должен быть заложен совместно с определением целей мероприятия. Очень важно не пропустить этот этап, поскольку перед компанией-разработчиком задача будет поставлена расплыто. Агентство может предложить акцию, которую фирма просто не вытянет по бюджету и проект придется переделывать. Нам хорошо известно высказывание: деньги должны приносить деньги, но выше головы не прыгнешь и лучше заранее определять бюджет, в который необходимо вписаться.

Тогда и разработчики сразу смогут вынести дельные предложения, да и время не утечет в пустую. Идеальный вариант, если заказчик ставит задачу, исходя из числовых показателей. Например, «Нам важно провести акцию по механике switch sampling в 14 городах. За весь период мы хотим достичь 150 тысяч эффективных контактов. Стоимость контакта не выше 65 рублей.» Это предметный разговор. Такая постановка задачи изначально ставит заказчика в выигрышное предложение. Уже на этапе бюджета заказчик вправе заложить штрафные санкции за не достижение плана.

И уже на этапе бюджета можно продумать варианты мотивации для персонала: например, систему компенсации затрат. Можно возмещать средства на проезд к месту проведения акции в допустимых рамках. Или оплачивать обед в том случае, если промо-день длится больше четырех стандартных часов. И тут также должны быть внесены ограничения, а то обед будет состоять из омаров в кляре и бокала красного вина 1894 года розлива.

Ошибка 4. Неправильный расчет времени на подготовку.

Проведение btl-мероприятий – процесс не одного дня. Ни в коем случае нельзя упускать этап планирования и непосредственной подготовки к акции. Прежде всего, необходимо правильно расставить сроки, а не требовать от подрядчиков «организовать btl-мероприятие за 2 дня».

Необходимо тщательно просчитать предполагаемые риски по следующим действиям – разработка идеи, поиск персонала, изготовление POS-материалов, согласование точек проведения, подготовка отчетности по проекту, написание мануалов «обязанности координатора на проекте, супервайзера, промоутеров», адаптация информации о продукте для тренинга, подготовка тренинг-материаловКакие-то процессы могут идти параллельно. Но если работа делается впопыхах, то результат может быть плачевный. Например, если мы сократим вдвое сроки изготовления pos-материалов, то на выходе можем получить продукт, который вообще не будет пригоден для работы и возможно потребуется еще больше времени на изготовление этих же материалов. Поэтому лучше всего определять сроки с запасом для тех действий, которые этот запас могут потребовать. Главное, чтобы акция не носила характер снежного кома. И из небольшого комочка к концу акции из нарушенных сроков не образовался огромный снежный ком.

Ошибка 5. Подбор и мотивация промо-персонала.

Если подбором персонала занимается агентство-подрядчик, то на этом этапе риски минимальные – у агентства есть своя база промоутеров, с которыми они уже работали и которых видели в деле. Даже если базы нет, агентства знают по каким критериям выбирать необходимый персонал. Если подбором персонала занимается фирма-заказчик, то тут черных дыр не избежать – промоутеры просто могут не выйти на точки, акцию будет некому проводить.

В настоящее время в btl-агентствах можно наблюдать два диаметрально противоположных отношения к промоутерам. Первый – к ним относятся как к временному персоналу, который можно сменить в любой момент, а мотивация, которая используется, в основном звучит примерно так: «кто не хочет работать, того мы не держим, незаменимых людей нет». Такой подход даже сложно назвать мотивацией, он скорее похоже на авторитарный режим содержания работников и эти ежовые рукавицы рано или поздно приведут к тому, что просто будет некому выходить на акции. Как бы странно не звучал данный подход, но, к сожалению, такое отношение встречается, пусть и нечасто, но все же.

Долгосрочное сотрудничество с промоутерами мотивирует качественнее выполнять свою работу. Те люди, которые заинтересованы в участии в разных проектах и в стабильности своей занятости, будут готовы работать с полной отдачей.

Второй подход: промоперсонал – это связующее звено между потребителем и компанией, агентства заинтересованы, чтобы промоутеры показали высокие результаты работы и увеличили доверие потребителей к продвигаемой марке. Этого можно добиться жестким контролем со стороны организаторов, что потребует дополнительных человеческих и временных ресурсов и увеличит бюджет акции в полтора-два раза. Либо придется ввести такую систему мотивации, которая предполагает дополнительный самоконтроль и стимулирует к выполнению или перевыполнению плана.

Главное, что нужно учитывать при использовании данной системы, – это понятная схема, чтобы промоутер смог сам примерно посчитать, что ему нужно сделать, чтобы получить дополнительные бонусы. Для этой системы можно также раздавать сотрудникам чек-листы, чтобы те смогли самостоятельно все просчитать – они в любом случае должны подводить ежедневные итоги, так почему бы им не посчитать свой дополнительный заработок. Удобно использовать онлайн-таблицу, которую может открыть любой сотрудник, увидеть свои результаты и результаты коллег, чтобы знать и оценивать свои реальные силы. Также при разработке важно учитывать как реальность выполнения бонусных показателей, так и не вводить слишком много пунктов, чтобы промоутер не получал прибавку за каждый свой дополнительный шаг.

Персонал должен быть подготовлен к акции, владеть механиками проведения и знать всю необходимую информацию, чтобы ответы на вопросы участников были составлены и даны грамотно. Если на акцию вывести не подготовленный персонал, то этим можно испортить впечатление не только о самой акции, но и о компании, бренд которой размещен на всех материалах для акции.

Главный мотиватор хорошей работы – своевременная выплата заработной платы. Для работодателя задержка выплаты на несколько дней не критична, зато для персонала – это причина зарождения недовольства и подрыв доверия к компании. Как показывает практика, сроки нарушаются во многих компаниях, и в результате, заработав негативный опыт в двух-трех, персонал относится с недоверием ко всем работодателям.

При работе с промоперсоналом необходимо установить штрафную сетку. При ее отсутствии могут возникнуть нарушения и не серьезное отношение к работе. С системой штрафов необходимо ознакомить персонал заранее, например, в момент раздачи материалов по проекту. Будьте уверены, что этот список наказаний будет изучен слева направо, справа налево, по диагонали и прочитается даже задом наперед.

Приводим классический список, за что может быть наказан промоутер:

1. Мятая промо-форма;
2. Отсутствуют определенные элементы у промо-формы (галстук, шапка и тд);
3. Волосы не собраны в хвост, неаккуратная прическа;
4. Опоздание;
5. Курение;
6. Отклонение от промо-сценария;
7. Промоутер неактивный;
8. Самовольное покидание места проведения акции;
9. Беседы с друзьями во время проведения акции;
10. Долгие телефонные разговоры;
11. Проявление грубости при работе с участниками акции и проверяющими;
12. Не соблюдение гигиены (на продуктах питания работа без перчаток и головных уборов) и т.д.

Этот список может быть продолжен с учетом специфики акции. Штрафная сетка позволяет урегулировать все возникающие недоразумения на проекте и создает дополнительную мотивацию для персонала, участвующего в мероприятии.

Ошибка 6. Отклонение персонала от сценария проведения.

У промоперсонала должен быть четкий сценарий проведения акции, прописаны все речевые ролики, а том числе и ответы на часто задаваемые вопросы. Если каждый сотрудник начнет говорить, как он думает и чувствует, то впечатление о компании испортится. Тем более персонал может в стрессовой ситуации не подобрать нужных слов и тем самым получить недовольных участников, которые из потенциальных клиентов никогда не попадут в разряд постоянных.

Сценарий мероприятия должен быть выучен на зубок, иначе идеальное прохождение всех предыдущих этапов может быть перечеркнуто одним словом. Чтобы подстегнуть работников к качественному выполнению своих обязанностей можно создать атмосферу конкуренции. Борьба разжигает азарт, а азарт движет персоналом.

Решить задачу поможет и наличие грамотного стационарного супервайзера. Супервайзер – это полевой контроль. Эффективность промо-акции со стационарным супервайзером повышается в разы, хоть процесс несколько удорожается. Когда точки находятся рядом, супервайзеру дается от 1-5 точек, которые реально контролировать в течение стандартного промо-дня (4-5 часов). Он успеет посетить каждую точку на 30-40 минут. В этом случае, оптимально в смету включить чекеров (пешие супервайзеры). У них есть специальный чек-лист, который заполняется после проведенное проверки в точке. Плюс в том, что супервайзер и промоутер знакомы, и нередко прикрывают друг друга. Чекеры же – лица посторонние. И оценка будет объективнее.

Можно использовать следующую схему: реализует проект одно агентство, а проверяет его другое. Такой подход позволяет не «закрывать глаза» на допущенные ошибки и показывает объективную картину и полученная информация позволяет использовать опыт для следующих мероприятий.

Ошибка 7. Время проведения акции.

При проведении акции необходимо учитывать распорядок дня целевой аудитории. Если акция рассчитана на домохозяек, то особой привязки к времени может и не быть, если акция семейная – то необходимо учитывать время, когда в нужно месте появляются семьями. Таким образом, тщательно подобранное время – залог успеха акции, если выбрать не правильно время, то можно со своей целевой аудиторией и не встретиться. Также необходимо учитывать сезонность, но помнить, что сани летом мало кто покупает, о санях вспоминают тогда, когда начинает идти снег.

Ошибка 8. Отсутствие информационного канала между участниками.

Также одной из основных ошибок является отсутствие информационного обмена между участниками мероприятия. Сейчас мы не откроем Америку если скажем, что проект ведет несколько человек, между которыми обязательно должен быть налажен информационный обмен.

Но стоить помнить, что для каждого уровня должностей необходима информация в определенном виде, если для руководителей достаточно тезисного содержания, то при спускании информации до промоперсонала необходимо давать ее в мельчайших подробностях и объяснять задачу пару раз. Если информация от одного сотрудника была передана другому с искажением, то в конечном результате мы получим недопонимание или полное непонимание того, что требуется от сотрудников. Поэтому перед запуском проекта все участники должны знать друг друга и обязательно уведомлены о том с каким вопросом к кому подходить. Иначе искажение информации может привести к тому, что акция будет проведена для другой организации.

Отсутствие информационного канала может цепочкой добавить следующие ошибки:

1. Часто бывает так, что заказчик не успевает регить вопрос стока в магазине. Персонал вышел на работу, а продукции нет. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо заблаговременно проверять наличие товара в месте проведения мероприятия и в случае необходимости уточнять сроки доставки.
2. Отсутствие необходимых согласований для проведения мероприятия в торговой точке. Чтобы избежать этой ошибки необходимо:
   • проверить санитарные книжки у промоутеров;
   • забрать все разрешения с забукированных точек;
   • уточнить требования у точек (что нужно иметь с собой персоналу для того, чтобы их пустили работать. Например, Ашаны в Москве требуют сан книжки только Мобилмед, в Пятерочку могут пустить по копии сан-книжки и тд);
   • за сколько должен прийти промоутер в первый день на точку, чтобы все успеть;
   • кого должен на точке спросить супервайзер, чтобы его пропустили со стойкой и у промо-персонала не возникло проблем (чаще всего это дежурный категорийный менеджер).

Если заранее не позаботиться о сборе необходимой информации для работы, то может получиться так, что вас или не пустят на точку или придется в срочном порядке заменять персонал. Налаженный информационный канал позволяет работу на мероприятии сделать сплоченной и результативной.

Ошибка 9. Разное представление отчета о проделанной работе.

Собственно все, ради чего мероприятие затевалось – это результат результат . И очень важно, в каком виде будет рассказано об этом результате. Каждый участник должен составлять отчеты о своем блоке, а ответственный за проект проанализировать информацию и представить ее в том виде, который удобен для понимания руководству и заказчику. Отчет должен быть составлен грамотно, проанализированы недочеты, которые были допущены и приведены цифры. Самое главное, чтобы отчет имел ту форму, которая позволит оценить проделанную работу.

Рассмотрим стандартную (минимальную) отчетность на проекте.

Дата проведения/время работы/план механики1/результат механики 1/эффективность %/комментарии по работе, проходимости в ТТ/стоимость товара в ТТ.

Рассмотрим этапы отчетности.

1. промоутер приходит в Точку. Его задача – скинуть смс сообщением стоимость товара в ТТ и кол-во товара на полке. Супервайзер получает смс, фиксирует, во сколько промоутер пришел в ТТ.
2. По приходу промоутер также берет в ТТ нулевой чек. На чеке отображается время. Этот чек в дальнейшем передается супервайзеру.
3. Ежедневно промоутер заполняет отчетность по продажам и по кол-ву эффективных контактов.
4. Данную отчетность по всем точкам сводит координатор проекта.
5. По результатам всего проекта готовится аналитический отчет.

Разработка отчета для сложных акций может занять 2-3 недели. Важно, чтобы отчетность была удобная для персонала в полях, наглядная для клиента (сразу видеть продажи и процент выполнения плана), не громоздкая и понятная для подрядчиков в регионах – выделять цветом ошибки, автоматически пересчитывать остатки материалов. Чем лучше вы подойдете к созданию отчетности, тем проще будет составить финальный отчет.

Ошибка 10. Игнорирование опыта коллег.

В высококонкурентной среде многие акции и мероприятия происходят по схожему сценарию, именно поэтому перед организацией мероприятия важно просмотреть или обратиться к опыту коллег или своему собственному для того, чтобы изначально сгладить острые углы мероприятия и не увеличивать итоговый список типичных ошибок при проведение btl-мероприятия. Не всегда возникают ситуации, когда можно оперативно исправить допущенную ошибку. Но не ошибается тот, кто ничего не делает. Если все-таки ошибка была допущена, главное не опускать руки и не сворачивать мероприятие, а использовать негатив в свою пользу и попробовать несколькими следующими действиями спасти ситуацию. Не бойтесь ошибаться, но лучше учитесь на ошибках других.